25 tips voor effectief vergaderen

25 tips voor effectief vergaderen

Wie dagelijks of wekelijks vergadert, kent het wel: veel te lange vergaderingen die niet effectief zijn. Minuten of uren gaan voorbij, zonder dat er echt duidelijke afspraken worden gemaakt. Er wordt eigenlijk gepraat om het praten.

Herken je je hierin en vind je dat het tijd is voor verandering? Wij hebben 25 tips verzameld die makkelijk zijn toe te passen op iedere vergadering. Hierdoor kun je doelgericht en effectief vergaderen.  

1. Tijdstip van de vergadering

Wat is het beste tijdstip voor een vergadering? Wij raden aan om een vergadering vlak voor de lunch of aan het einde van de dag te plannen. Waarom? Dit zijn de momenten waarop mensen het meest to-the-point zijn. Vlak voor de lunch krijgen mensen trek en willen ze de vergadering afronden om te kunnen lunchen, waardoor er sneller gehandeld wordt. Aan het eind van de dag willen mensen naar huis en is het hetzelfde verhaal. Een vergadering om 9:00 uur starten is vaak een probleem, omdat mensen misschien in de file of een drukke spits staan en daardoor later komen. Een vergadering met lunch combineren is wellicht nog beter, zodat er ruimte is voor een break.

2. Start op tijd

Vergaderingen beginnen vaak later omdat er bijvoorbeeld nog even snel een koffie gehaald moet worden. Zorg ervoor dat je stipt op tijd begint en ‘beloon’ daarmee de aanwezigen die wel op tijd komen. Tijd en betrokkenheid zijn key bij iedere vergadering!  

3. Vergader alleen als dat echt nodig is

Vergaderingen worden vaak standaard ingepland, maar is er wel altijd écht iets te bespreken? Bepaal dit van tevoren goed. Ga niet vergaderen om het vergaderen, want dat is zonde van de tijd. Je jaarafsluiting en/of kwartaalmeeting is natuurlijk altijd een uitstekend vergadermoment.

4. Wie is de voorzitter?

Bepaal van te voren wie de voorzitter is. Kies voor iemand die voor structuur zorgt en kan onderbreken wanneer een onderwerp te lang duurt. Deze persoon is verantwoordelijk voor timemanagement en het verlopen van de vergadering.

5. Wie is de notulist?

Net als de voorzitter is het belangrijk om iemand aan te wijzen die de afspraken notuleert. Daarmee zijn afspraken duidelijk en kunnen jullie achteraf altijd terugvallen op de notulen.

6. Bereid je goed voor

Een goede voorbereiding is belangrijk, want daarmee kun je sturen op hoe de vergadering gaat lopen. Vraag een paar uur van te voren aan de deelnemers of er nog punten op de agenda gezet moeten worden. Verdiep je als voorzitter in de onderwerpen die op de agenda staan.

7. Zorg voor een goede en duidelijke agenda

Maak voorafgaand aan de vergadering een duidelijke agenda. Een agenda zorgt voor structuur waar je op terug kunt vallen. Reserveer ook voldoende tijd voor ieder agendapunt. Stuur de agenda alvast rond voordat de vergadering begint, zodat ook de rest zich kan inlezen.

8. Geen rondvraag

Vergaderingen worden vaak gestart of geëindigd met een rondvraag, maar dit is niet nodig. Door van tevoren al te vragen naar agendapunten, voorkom je dat de rondvraag lang duurt en kun je structuur en efficiëntie behouden.

9. Prioriteer agendapunten

Alle agendapunten ontvangen? Prioriteer ze dan. Mocht er niet genoeg tijd zijn om alle punten te bespreken, hebben in ieder geval de belangrijkste punten voorrang gekregen.

10. Timemanagement

Een goede timing is erg belangrijk bij een vergadering. Houd de tijd daarom goed in de gaten. Koppel een tijdsduur aan ieder agendapunt en zet dit ook in de agenda. Daardoor weet iedereen hoe lang het kan duren en kunnen jullie elkaar op wijzen als het te lang doorgaat. Duurt een onderwerp echt te lang? Lees de volgende tip.

11. Agendapunten in subgroepen bespreken

Wanneer er veel belangrijke punten zijn, kun je de agendapunten in subgroepen laten bespreken. Hiermee bespaar je veel tijd en de punten worden opgepakt door mensen die er direct mee te maken hebben.

12. Zet alles klaar

Zorg ervoor dat alle faciliteiten voor de vergadering klaarstaan. Werkt het scherm? Zijn er flip overs? Staan er pennen en kunnen mensen op notitieblokken schrijven? Met deze voorbereiding voorkom je dat de vergadering later start. Tip: Check deze infographic voor alle benodigdheden bij een vergadering.

13. Zorg voor een goed veranderproces

Een duidelijk veranderproces geeft structuur, waardoor iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Maak heldere afspraken van tevoren om zo verwachtingen te kunnen managen.

14. Creëer een veilige omgeving

Als iedereen zich veilig voelt, kun je beter en effectiever vergaderen. Deelnemers worden aanvallend of juist stil als ze zich niet veilig voelen. Dit komt de vergadering niet ten goede. Laat iedereen uitpraten en respecteer de mening en inbreng van een ander.

15. Leg alle besluiten vast: kort en krachtig

Het is de taak van de notulist om alle besluiten kort en krachtig te formuleren. Stuur na afloop deze vastgelegde besluiten rond, zodat iedereen dit nog even kan teruglezen.

16. Zorg voor een goede opvolging van besluiten

Is er een onderwerp besproken? Wijs dan ook een persoon aan die dit na afloop van de vergadering gaat oppakken en noteer dit in de notulen. Door iemand aan een agendapunt te koppelen, ben je zeker van een goede opvolging en blijft het niet liggen.

17. Parkeer langlopende conflicten

Ontstaat er een felle discussie over een onderwerp? Grijp dan als voorzitter in en besluit om dit op een later moment weer op te pakken. Plan hiervoor een tweede vergadering in. Aan deze vergadering zal er een kleiner groepje deelnemen, die hier direct bij betrokken is.

18. To-the-point en geen sociale bijeenkomst

Spreek vooraf met elkaar af dat de vergadering draait om de agendapunten en geen sociale bijeenkomst is. Plan bijvoorbeeld een vrijdagmiddagborrel in om de week met elkaar te bespreken. Hiermee behoud je de concentratie en is de vergadering veel effectiever.  

19. Beweeg tussendoor

Duurt een vergadering langer dan 1,5 uur? Dan is het goed om af en toe even een pauze in te lassen, zodat iedereen even de benen kan strekken en een bezoek aan het toilet kan brengen.

20. Catering (zoals koffie en snacks)

Door genoeg koffie, thee, water en snacks op tafel te zetten, voorkom je dat deelnemers tussendoor weglopen om koffie o.i.d. te halen. De break (tip 19) is dus echt bedoeld om even naar het toilet te gaan of een rondje te lopen.

21. Zorg voor de juiste locatie

Een goede vergaderlocatie is essentieel voor effectief vergaderen. Zorg voor een vergaderruimte die inspireert, genoeg lichtinval heeft en van alle gemakken is voorzien. Het is goed om af en toe buiten de deur te vergaderen. Door uit de sleur van steeds dezelfde vergaderruimte te treden, zorg je voor inspiratie en creativiteit.  

22. Ga naar buiten

Als de vergadering een dagdeel duurt, is het goed om even tussendoor naar buiten te gaan. Even een frisse neus halen en de benen strekken, zorgt voor rust in het hoofd.

23. Combineer een vergadering met lunch

Voeding is de brandstof waarop je denkt, verwerkt, ontwikkelt en innoveert. Een lekkere, gezonde lunch tussendoor zorgt ervoor dat iedereen weer vol goede moed door kan met de vergadering. Zeker bij lange vergaderingen, of vergaderingen met een zwaar karakter, is een lunch onderbreking een goed idee.

24. Nabespreken

Wanneer de vergadering afgerond wordt, is het goed om om feedback te vragen. Weet iedereen wat van hem of haar verwacht wordt? Heeft de vergadering aan de verwachtingen voldaan? Wanneer je deze vragen stelt, is het goed om naar de gezichtsuitdrukkingen van de deelnemers te kijken. Ook al knikken mensen ‘ja’, dan kan hun gezichtsuitdrukking nog veel vertellen.

25. Sluit een intensieve, lange vergadering goed af

Lange vergadering of brainstormsessie gehad? Na een kwartaalafsluiting of jaarafsluiting vergadering is het een goed idee om stoom af te blazen. Organiseer een aansluitende borrel of diner. Als je een vergaderlocatie in Amsterdam boekt, kun je bijvoorbeeld daarna nog even de stad in. Daarnaast kan er op locatie ook vaak een borrel, lunch of diner voor je georganiseerd worden. Dat is een groot voordeel van buiten de deur vergaderen!

26. Bonustip!

Klaar voor verandering en ga je bovenstaande tips toepassen in de komende vergadering? Vraag dan na afloop aan de deelnemers wat ze van deze manier van vergaderen vinden. Waren er nog zaken die effectiever konden of beviel het juist heel goed? Dan is dit weer goede feedback om naar de volgende vergadering mee te nemen. Daardoor kunnen jullie steeds effectiever vergaderen!

EnglishDutch